Strategi PR serta Krisis Manajemen

Strategi dan Perencanaan PR serta Krisis Manajemen

Model Perencanaan PR Enam Langkah Jefkins

1.     Pengenalan Situasi; mengenai situasi, sejarah, kekuatan yang mempengaruhi, dan pihak-pihak yang terlibat atau terkena pengaruh baik internal maupun eksternal. Berisi semua latar belakang informasi yang dibutuhkan untuk mendeskripsikan secara detail makna sebuah problem statement.Hasil dari analisis situasi akan menjadi “buku fakta” bagi praktisi PR. Analisa situasi menjadi dasar pertimbangan bagi praktisi PR dalam menentukan program aksi dan komunikasi yang akan diimplementasikan.

Melalui :

·         Survey untuk mengungkapkan pendapat, sikap masyarakat, atau citra organisasi di mata khalayaknya.

·         Pemantauan berita di media massa

·         Tinjauan terhadap angka dan grafik penjualan

·         Tinjauan terhadap kondisi persaingan pada umumnya di pasar

·         Tinjauan fluktuasi harga saham (go public: survey pendapat pelaku pasar bursa, penafsiran angka deviden, penelaahan data dan neraca keuangan)

·         Situasi hubungan industri pada umumnya ( frekuensi pemogokan, protes terhadap suatu kebijakan misal, gaji, fasilitas kerja dsb)

·         Kondisi dan pengaruh cuaca

·         Frekuensi keluhan konsumen, penerimaan produk, serta laporan atas hasil uji coba produk pasar.

·         Diskusi mendalam dengan para petugas penjualan serta para distributor

·         Tinjauan harga produk dan fluktuasinya

·         Kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, sosial, hingga yang berdimensi politis.

·         Sikap dan pendapat opinion leader

2.    Penetapan Tujuan

Analisa situasi memperjelas masalah yang akan dihadapi. Tujuan harus spesifik dan tepat waktu.

Ada 2 jenis tujuan:

1.      Informasional, menciptakan awareness, memperluas pengertian, dan menginformasikan publik.

2.      Motivasional, berusaha mempengaruhi publik melakukan sesuatu seperti memberi donasi, membeli produk, membeli tiket konser amal, dll.

3.       Definisi Khalayak; PR plan harus mendeskripsikan tiap publik dan mengapa mereka penting bagi aktivitas PR.

PR plan menargetkan 2 jenis publik:

a.       Publik primer: usia, gender, ras, lokasi, pendidikan, pendapatan, profesi, agama, preferensi konsumen, gaya hidup, perilaku konsumsi produk.

b.      Publik sekunder: publik lain bisa jadi penting atau bisa juga diabaikan karena keterbatasan sumber daya.

4.      Pemilihan Media dan Teknik-teknik PR; Pemilihan metode penyampaian pesan komunikasi kepada audiens memegang peranan penting dalam menentukan dampak dan efektifitas.

·         Riset

·         Media relations

·         Printed materials: brosur, leaflet. Flyers

·         Annual reports

·         Newsletters

·         Direct mail

·         Design and production: bringing it all together

·         Branding and consistency

·         Videos, DVDs and CD-ROMs

·         Photography

·         Speeches

·         Presentations

·         Using celebrities and spokespeople

·         Events

·         Community meetings

·         Advertising

·         Community service announcements

·         sponsorship

5.       Perencanaan Anggaran

Alasan penyusunan anggaran:

·         Mengetahui kebutuhan dana program/ kegiatan.

·         Setelah diketahui kegiatan apa saja yang dapat dilaksanakan, anggaran dapat menjadi pedoman atau daftar kerja.

·         Manajer dapat menilai program kerja mana saja yang sesuai dengan perusahaan (evaluasi manajemen).

·         Prioritas kegiatan dan batasan anggaran

6.      Pengukuran Hasil

·         Berdasarkan tingkat liputan

·         Berdasarkan data statistik peringkat dan jumlah khalayak

·         Evaluasi berdasarkan sumber

·         Pengumpulan pendapat

·         Evaluasi berdasarkan umpan balik statistik langsung

·         Umpan balik media

·         Pengukuran peningkatan pemahaman

Krisis Manajemen

Manajemen krisis merupakan proses perencanaan strategis terhadap krisis atau titik balilk negative, sebuah proses yang mengubah beberapa resiko dan ketidakpastian dari keadaan negative dan berusaha agar organisasi dapat mengendalikan sendiri aktifitasnya. (Fearn – Banks, 1996:2)

Manajemen krisis yang efektif tidak hanya meredakan atau mengakhiri krisis tapi juga ada kalanya dapat memberikan organisasi reputasi yang lebih positif dari sebelum terjadi krisis.

Krisis dalam kaca mata public relations tidak selalu diidentikkan dengan ancaman. Krisis, apakah itu disebabkan oleh faktor internal (konflik karyawan, konflik manajemen, kegagalan produk) ataupun faktor eksternal (tuntutan komsumen, perubahan kebijakan pemerintah taupun konflik elit polotis) seringkali malah dianggap taupun sebagai sebuah kesempatan untuk membangun citra secara lebih cepat. Tentu saja, itu sepenuhnya tergantung pada bagaimana krisis tersebut dikelola.

Akhir dari suatu krisis biasanya merupakan awal dari krisis yang lain. Oleh karena itu, strategi manajemen krisis yang baik senantiasa dievaluasi  dadiperbaharui sesuaidengand perkembangan  yang  terjadi didilingkungan organisasi.

GonzalesGonzalesHerrero dan Pratt memperkenalkan konsep strategi manajemen krisis dengan tetap mengacu pada tahapan krisis yang sudah ada . Langkah langkah tersebut meliputi :

1.        Manajemen Isu

Memonitor lingkungan, mencermati trend/isu baru di masyarakat yang mungkin mempengaruhi organisasi di masa mendatang.

·         Mengumpulkan data atas isu isu yang berpotensi menjadi krisis dan mengevaluasinya.

·         Mengembangkan strategi komunikasi dan berkonsentrasi pada usaha mencegah terjadinya krisis.

·         Satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan belajar dari krisis yang dihadapi oleh organisasi lain yang sejenis dengan aktivitas organisasi kita.

2.       Perencanaan Pencegahan

Menyusun kebijakan proaktif mengai isu tersebutMenyusun tersebut

·         Menganalisa hubungan organisasi dengan public.

·         Mempersiapkan rencana kontingensi.

·         Merancang anggota tim manajemen krisis yang potensial.

·         Menunjuk dan melatih wakil organisasi.

·         Menentukan pesan, sasaran dan media yang akan digunakan dalam menerapkan rencana komunikasi krisis.

·         Mendidik khalayak internal.

·         Menguji prosedur krisis.

3.       Krisis Terjadi

Memperbaiki/mengimplementasikan rencana krisis

·         Mengembangkan materi komunikasi.

·         Mengembangkan komunikasi.

·         Mengkomunikasikan tindakan yang diambil untuk mengatasi krisis pada publik organsisasi.

·         Menangani publik yang kena dampak.

·         Menangani dampak.

·         Mencari dukungan pihak ketiga dari para ahli.

·         Menerapkan komunikasi internalMenerapkan internal

·         Menjalankan program sehari hari dengan normal.

4.      Pasca Krisis

Tetap menjalin hubungan dengan publik organisasi

·         Memantau isu/krisis yang mengancam.

·         Menginformasikan melalui media atas tindakan yang diambil, jika dianggap penting.

·         Evaluasi atas rencana krisis yang ada.

·         Menyertakan feedback atas rencana krisis yang ada.

·         Mengembangkan strategi komunikasi jangka panjang untuk mengurangi kerusakan yang diakibatkan krisis.

Contoh kasus:

Kasus Indomie

Kasus Indomie yang mendapat larangan untuk beredar di Taiwan karena disebut mengandung bahan pengawet yang berbahaya bagi manusia dan ditarik dari peredaran. Zat yang terkandung dalam Indomie adalah methyl parahydroxybenzoate dan benzoic acid (asam benzoat). Kedua zat tersebut biasanya hanya boleh digunakan untuk membuat kosmetik, dan pada Jumat (08/10/2010) pihak Taiwan telah memutuskan untuk menarik semua jenis produk Indomie dari peredaran.  Di Hongkong, dua supermarket terkenal juga untuk sementara waktu tidak memasarkan produk dari Indomie.

Kasus Indomie kini mendapat perhatian Anggota DPR dan Komisi IX akan segera memanggil Kepala BPOM Kustantinah. "Kita akan mengundang BPOM untuk menjelaskan masalah terkait produk Indomie itu, secepatnya kalau bisa hari Kamis ini," kata Ketua Komisi IX DPR, Ribka Tjiptaning, di  Gedung DPR, Senayan, Jakarta, Selasa (12/10/2010). Komisi IX DPR akan meminta keterangan tentang kasus Indomie ini bisa terjadai, apalagi pihak negara luar yang mengetahui terlebih dahulu akan adanya zat berbahaya yang terkandung di dalam produk Indomie.

A Dessy Ratnaningtyas, seorang praktisi kosmetik menjelaskan, dua zat yang terkandung di dalam Indomie yaitu methyl parahydroxybenzoate dan benzoic acid (asam benzoat) adalah bahan pengawet yang membuat produk tidak cepat membusuk dan tahan lama. Zat berbahaya ini umumnya dikenal dengan nama nipagin. Dalam pemakaian untuk produk kosmetik sendiri pemakaian nipagin ini dibatasi maksimal 0,15%.

Ketua BPOM Kustantinah juga membenarkan tentang adanya zat berbahaya bagi manusia dalam kasus Indomie ini. Kustantinah menjelaskan bahwa benar Indomie mengandung nipagin, yang juga berada di dalam kecap dalam kemasan mie instan tersebut, tetapi kadar kimia yang ada dalam Indomie masih dalam batas wajar dan aman untuk dikonsumsi, lanjut Kustantinah.
Tetapi bila kadar nipagin melebihi batas ketetapan aman untuk di konsumsi yaitu 250 mg per kilogram untuk mie instan dan 1.000 mg nipagin per kilogram dalam makanan lain kecuali daging, ikan dan unggas, akan berbahaya bagi tubuh yang bisa mengakibatkan muntah-muntah dan sangat berisiko terkena penyakit kanker.

Menurut Kustantinah, Indonesia yang merupakan anggota Codex Alimentarius Commision, produk Indomie sudah mengacu kepada persyaratan Internasional tentang regulasi mutu, gizi dan kemanan produk pangan. Sedangkan Taiwan bukan merupakan anggota Codec. Produk Indomie yang dipasarkan di Taiwan seharusnya untuk dikonsumsi di Indonesia. Dan karena standar di antara kedua negara berbeda maka timbulah kasus Indomie ini.

Langkah yang diambil:

Mengindentifikasi kasus

Mengetahui permasalahan

Mendatangkan ketua BPOM untuk klarifikasi

Mengadakan pemulihan nama baik setelah kasus terjadi